La importancia de tener manuales de procedimientos en una organización

Los manuales de procedimiento son una herramienta vital para las organizaciones porque allí se plasman y especifican políticas, aspectos legales, procedimientos y controles para garantizar la realización de las tareas de manera eficaz y segura.

Se debe entender por manual de procedimientos a un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procesos necesarios para completar una tarea o actividad dentro de la empresa. De esta forma se logra una adecuada comunicación y una línea única de acción entre los individuos involucrados, para que puedan realizar su trabajo organizada y sistemáticamente.

El manual de procedimientos les da a los trabajos realizados un carácter formal para una determinada tarea. Es, en definitiva, una guía orientadora en la ejecución de un resultado.

Su elaboración y redacción suele ser una función directiva que deberán llevar a cabo gerentes y personas con capacidad de decisión. Son los responsables de mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas, evitar confusiones y mitigar posibles errores. Cabe destacar que los manuales de procedimientos funcionan también como un instrumento de control y de rendición de cuentas respecto a qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan determinados trabajos.

Otros objetivos de los manuales de procedimiento son:

Dar a conocer a todo el personal los objetivos, responsabilidades y políticas asociadas a cada tarea.

Brindar una uniformidad en la manera de trabajar.

Evitar duplicidad de funciones e identificar omisiones.

Detectar errores y proponer mejoras en los procedimientos para una mayor eficiencia administrativa.

Facilitar la capacitación de los nuevos colaboradores.

Reducir los esfuerzos y los recursos.

Es un instrumento de utilidad para auditores y agentes de control interno.

Por si aún quedasen dudas, los manuales de procedimientos son vitales para revisar, cuestionar y supervisar la forma en que se hace el trabajo en una empresa y reducir al mínimo los riesgos de equivocaciones que afecten la continuidad del negocio.

No importa el tamaño ni el volumen de facturación de la empresa. Si necesita ayuda para confeccionar sus manuales lo óptimo es contratar a un consultor que facilite la tarea con la perspectiva del posible crecimiento y ampliación de la empresa, incluso con opciones para aplicar en todas las sucursales o representaciones de la misma o la posibilidad de franquiciarla.

Por Gabriela Ramírez  @ssgargentina Consultora de Empresas